Osastoassistentti (Tekniset Palvelut), Helsingin Satama
Haku voimassa: 19.5.2024
Sijainti: Helsinki
Me Clevryllä etsimme asiakkaallemme, Helsingin Sataman Teknisille palveluille Osastoassistenttia Helsinkiin. Tehtävä on kokoaikainen ja tulet työllistymään vakituiseen työsuhteeseen Clevryn kautta. Aloitus tehtävässä on kesäkuun alussa.
Assistenttina tulet avustamaan asiakirjahallinnassa, esim. sähköisten allekirjoitusten hallinnoinnissa ja dokumenttien ylläpidossa, teet matkajärjestelyjä ja varauksia, sekä toimit intran ylläpitäjänä Teknisen Palvelun osalta. Käsittelet myös laskuja ja teet kokousjärjestelyjä.
Tässä roolissa pääset kasvamaan niin ikään hankinnan avustaviin tehtäviin: asiakirjojen, kuten tarjouspyyntöjen, tilausten ja sopimusten valmistelu kuuluu tehtäviisi. Osallistut avustavassa roolissa vuosittaisen hankintasuunnitelman laatimiseen, työstät hankinnoista kustannusvertailuja ja -laskelmia sekä toimit yhteistyössä toimittajien kanssa varmistaen toimittajayhteistyön dokumentaation ja laadun. Toimit myös avustavassa roolissa hallinnointityössä osallistumalla vuosikellon suunnitteluun ja seurantaan, sovit seurantatilaisuuksien ajankohdat sekä huolehdit ko. tilaisuuksien järjestelyistä. Tehtäviisi kuuluu myös toimittajarekisterin ylläpito Cloudiassa sekä muissa järjestelmissä.
Tehtävässä menestyy parhaiten henkilö, jolla on soveltuva opintotausta, esim. tradenomi, aiempaa työkokemusta hallinnon työtehtävistä, esim. tarjouspyyntöjen ja hankintadokumenttien osalta, sujuva suomen kielen taito sekä modernit it-taidot. Tehtävässä korostuvat erinomaiset yhteistyö- ja kommunikaatiotaidot sekä aito halu oppia uutta ja haastaa itseään.
Tehtävä tarjoaa sinulle mahdollisuuden työskennellä vakaassa ja vastuullisessa työpaikassa, sekä merkityksellisessä tehtävässä, jossa on aito mahdollisuus kasvaa ja edetä hankinnan ammattilaiseksi.
Asiakasyritys
Helsingin Satama on Suomen ulkomaankaupan ja matkustajaliikenteen pääsatama. Helsingin Satama Oy luo sujuvat puitteet niin merimatkailulle kuin rahtiliikenteelle sekä kehittää satamatoimintaa ja sitä tukevia palveluita yhteistyössä sidosryhmiensä kanssa. Tuomme ihmiset ja tavarat yhteen vauhdittaaksemme kestävää kasvua. Tuloksellisuus, vastuullisuus ja yhteistyö ohjaavat kaikkea toimintaamme. Edessä on yksi sataman suurimmista kehitysaskeleista, 10 vuotta kestävä kehitysohjelma, jossa keskustasatamien toimintoja keskitetään.
Helsingin Satamalle on myönnetty Future Workplaces 2023 -sertifikaatti. Se kertoo, että työntekijöille merkitykselliset asiat toteutuvat Satamassa hyvin. Sertifikaatin voi ansaita työpaikka, jonka yrityskulttuuria on johdettu poikkeuksellisen hyvällä työntekijäymmärryksellä.
Lue lisää Sataman saamasta sertifikaatista täältä: https://t.ly/4RpDt
Helsingin Satama on sitoutunut noudattamaan myös Oikotien Vastuullinen työpaikka -yhteisön periaatteita.
Helsingin Sataman Tekniset palvelut-osasto vastaa satamarakenteiden, väylien, satama-alueiden ja laitteiden ylläpidosta ja rakentamisesta sekä liikenteen ja maankäytön suunnittelusta.
Osaston vastuulla ovat mm. yrityksen strategian ja Teknisten Palveluiden toimintasuunnitelmat ja toteutuminen, Teknisten palveluiden kehittäminen ja kustannusten seuranta, isojen investointien ja hankkeiden suunnittelu, seuranta ja laadukas ja kustannustehokas toteuttaminen sekä laajojen investointien ja projektien hankinnat ja Helsingin Sataman hankintaprosessit.
Pääasialliset tehtävät
- Hallinnon avustavat tehtävät
- Asiakirjahallintaa, esim. sähköisten allekirjoituksen hallinnointia ja dokumenttien ylläpito
- Matkajärjestelyjä ja varauksia
- Intran ylläpito teknisen palvelun osalta
- Laskujen käsittelyä
- Kokousjärjestelyt
- Avustavat tehtävät hankinnan asiakirjojen valmistelussa
- Avustavat tehtävät vuosittaisen hankintasuunnitelman laatimisessa
- Kustannusvertailut ja -laskelmat
- Toimittajayhteistyö
- Avustavat tehtävät vuosikellon suunnittelu- ja seurantatyössä
- Seurantatilaisuuksien ajankohtien ja järjestelyjen huolehtiminen
- Toimittajarekisterin ylläpito Cloudia-järjestelmässä sekä muissa järjestelmissä
Odotamme sinulta
- Soveltuvaa opintotaustaa, esim. tradenomi
- Aiempaa työkokemusta hallinnon työtehtävistä
- Sujuvaa suomen kielen taitoa
- Moderneja it-taitoja
- Erinomaisia yhteistyö- ja kommunikaatiotaitoja
- Aitoa halua oppia uutta ja haastaa itseään
Tarjoamme sinulle
- Työpaikan kotimaisessa ja kehittyvässä yrityksessä, jonka arvoja ovat tuloksellisuus, vastuullisuus ja yhteistyö
- Erittäin mielenkiintoisen ja monipuolisen työympäristön
- Ammattitaitoisen ja motivoituneen työyhteisön tuen
- Hyvän perehdytyksen ja oman esihenkilön tuen arjessa
- Yrityskulttuurin, jossa arvostetaan yhteistyötä ja avointa vuorovaikutusta
- Lounasedun
Hae tehtävään heti!
Mikäli tunnistit itsesi yllä mainitusta, haethan tehtävää nopeasti, sillä etenemme potentiaalisten hakijoiden kanssa jo hakuajan aikana. Viimeinen hakupäivä on 19.5.2024, mutta nopeus on valttia! Lisätietoja tehtävästä antaa Clevryn Recruitment Manager Suvi-Anna Salonen (suvi-anna.salonen@clevry.com).
Kun olet hakenut tehtävää, pyydämme sinua suorittamaan roolikohtaiset persoonallisuus- ja kykyarviointimme. Voit täyttää arvioinnit sinulle sopivana ajankohtana ja palata niiden pariin myöhemmin, jos et pysty täyttämään kaikkia osioita heti. Roolista riippuen arviointien suorittamiseen menee yhteensä n. 30–75 minuuttia.
Huomioithan, ettemme tietosuojasyistä voi ottaa hakemuksia vastaan sähköpostitse. Hoidamme asiakasyrityksen puolesta kaikki tiedustelut työpaikkaan liittyen.
Lisätietoa rekrytointiprosessistamme
Me Clevryllä uskomme siihen, että työntekijän menestyksen tehtävässä ratkaisevat kovia taitoja paremmin pehmeät taidot ja halu kehittyä. Tämän vuoksi rekrytointiprosessiimme kuuluu psykometriset arvioinnit, jotka kartoittavat roolissa tarvittavia pehmeitä taitojasi sekä kognitiivisia kykyjäsi. Kartoittamalla työn kannalta kriittisiä pehmeitä taitoja, voimme auttaa työnhakijoita tunnistamaan ja sanoittamaan omia vahvuuksiaan paremmin sekä työllistymään helpommin ja nopeammin.
Meidän kauttamme hakiessasi saat myös itsellesi myöhempää käyttöä varten henkilökohtaisen palauteraportin, joka perustuu tekemääsi persoonallisuusarviointiin. Hakuprosessiimme kuuluu myös haastattelu sekä Clevryllä että asiakasyrityksessä, joten rekrytoinnin edetessä pääset tutustumaan vielä paremmin meihin molempiin.
Lisätietoa Clevrystä
Yli 30 vuoden ajan me olemme olleet muuttamassa työelämää pehmeitä taitoja korostavaan suuntaan rekrytointien, henkilöarviointien ja liikkeenjohdon konsultoinnin avulla. Me toimimme globaalisti Pohjois-Amerikasta Singaporeen erilaisten asiakkaiden, konsulttien ja kandidaattien kanssa, ja meidän pääkonttorimme sijaitsevat Helsingissä, Tukholmassa ja Brightonissa. Me tarjoamme palvelukseenne yli 150 pehmeiden taitojen tunnistamiseen sertifioitua rekrytoijaa, psykologia ja asiantuntijaa. Me rakennamme parempaa työelämää yhdistämällä toisilleen sopivimmat työnhakijat ja työnantajat keskenään!